Een online winkel beginnen: de webshop is nog maar het halve werk
Waar starters zich op verkijken
Wie mij belt over een webshop, heeft vrijwel altijd al nagedacht over de vormgeving. Bijna niemand heeft stilgestaan bij wie de pakketten inpakt als er vrijdagmiddag zes orders tegelijk binnenkomen, of bij de klant die na twaalf dagen zonder reden zijn aankoop retour stuurt.
De bouw van de winkel is het kortste deel van het traject. Zodra je online aan consumenten verkoopt ben je verkoper op afstand, en daaraan hangt een vast pakket regels waar je niet onderuit komt. Daarbij komen kosten die je pas per bestelling ziet: transacties, verzending, verpakking, retouren.
Hieronder vind je alles op een rij, in de volgorde waarin je het in de praktijk tegenkomt. Kom je halverwege tot de conclusie dat een webshop niet bij je past, dan heeft deze pagina zijn werk gedaan.
Ik bouw websites en ben geen jurist of boekhouder. Hieronder beschrijf ik de praktijk zoals ik die dagelijks tegenkom; over jouw eigen situatie heeft je boekhouder het laatste woord.
Inschrijving, btw en administratie
Wie structureel spullen verkoopt met winstoogmerk is ondernemer en schrijft zich in bij de Kamer van Koophandel. Reken op een eenmalig inschrijftarief; een eenmanszaak kun je vaak online inschrijven. Je ontvangt een KvK-nummer en, via de Belastingdienst, een btw-identificatienummer en een omzetbelastingnummer.
Je KvK-nummer en je btw-identificatienummer moeten op je website te vinden zijn. Ze horen bij de gegevens die je een koper verplicht vooraf geeft. Je omzetbelastingnummer zet je er juist níét op. Meestal belanden ze onderaan elke pagina of op een aparte pagina met bedrijfsgegevens.
Btw in je prijzen
Verkoop je aan consumenten, dan toon je prijzen inclusief btw. Aan bedrijven is exclusief gebruikelijker. Doe je allebei, dan moet de shop tussen die twee kunnen schakelen. Dat is een instelling en geen maatwerk, maar je bedenkt het vóór de bouw begint.
Blijf je onder € 20.000 omzet per jaar, dan mag je kiezen voor de kleineondernemersregeling: je rekent geen btw en trekt er ook geen af. Dat scheelt administratie, maar bij veel inkopen loop je de btw daarover mis. Reken het dus één keer door.
- Eenmalige inschrijving bij de KvK
- Btw-aangifte, doorgaans per kwartaal voor starters
- Zakelijke rekening; praktisch onmisbaar zodra er orders binnenkomen
- Een boekhoudpakket (enkele tientjes per maand) of een boekhouder
- Zeven jaar bewaarplicht voor je administratie
Regel inschrijving en btw vóór de bouw; dan ligt de rest van de planning niet stil.
De regels voor verkoop op afstand
Dit onderdeel wordt het vaakst overgeslagen en kost het vaakst geld. Verkoop je aan consumenten zonder dat ze fysiek in een winkel staan, dan gelden de regels voor verkoop op afstand. Het is Europese wetgeving: die staat vast en je eigen voorwaarden kunnen er niet onderuit. De hoofdlijnen vind je bij de Autoriteit Consument & Markt en bij de Kamer van Koophandel. Lees die rustig door voordat je live gaat.
Bedenktijd en retourrecht
Een consument heeft na ontvangst veertien dagen bedenktijd, zonder opgaaf van reden. Vergeet je dat recht te vermelden, dan loopt de termijn niet veertien dagen maar aanmerkelijk langer door. Na de retourmelding heeft de klant nog eens veertien dagen om terug te sturen, en jij hebt veertien dagen om alles terug te betalen, inclusief de kosten van de standaardlevering naar de klant.
Er bestaan uitzonderingen: maatwerk, geopende verzegelde hygiëneproducten, snel bederfelijke waar en losse digitale bestanden onder voorwaarden. Verkoop je zulke producten, zoek dan precies uit welke uitzondering geldt en vermeld die bij het product.
Informatieplicht
Voordat iemand op de bestelknop drukt, moet duidelijk zijn wie je bent, wat het product is, wat het totaal kost inclusief verzending, hoe snel je levert en hoe de bedenktijd werkt. Ook de knop zelf moet duidelijk maken dat er betaald wordt: “Bestelling met betaalverplichting” of gewoon “Betalen”. Alleen “Verder” volstaat niet.
Garantie is geen extraatje
Een product moet doen wat een koper er in redelijkheid van mag verwachten. Een wasmachine hoort nu eenmaal langer mee te gaan dan een jaar, ook als de fabrieksgarantie dan al is afgelopen. “Fabrieksgarantie verlopen” is dus geen geldig antwoord op een klacht; die wettelijke plicht ligt bij jou als verkoper.
Betaalmethodes en wat ze kosten
Het overgrote deel van de Nederlandse online betalingen verloopt via iDEAL. Wie dat niet aanbiedt, verliest bestellingen. Zo simpel is het. Verder zie je creditcard, PayPal, Bancontact voor België en achteraf betalen.
Dat regel je via een betaaldienst die alle methodes via één koppeling aanbiedt. Reken op enkele tientjes vaste kosten per maand, of op niets vast met een hoger tarief per transactie. Voor een iDEAL-betaling betaal je doorgaans ergens tussen de 20 en 40 cent; bij creditcard en achteraf betalen rekent de betaaldienst een percentage van het bedrag, en dat tikt bij dure producten flink aan.
| Methode | Wat je er ongeveer voor betaalt | Waarom je hem wilt |
|---|---|---|
| iDEAL | Vast tarief per transactie, meestal 20 tot 40 cent | Onmisbaar: veruit de populairste betaalwijze van Nederland |
| Creditcard | Een percentage van het orderbedrag | Handig voor buitenlandse en zakelijke klanten |
| PayPal | Percentage plus een vast bedrag | Voor klanten die hun bankgegevens niet willen delen |
| Achteraf betalen | Het duurste van alle methodes | Stuwt de conversie, maar ook het aantal retouren |
| Overboeking vooraf | Niets | Werkt prima zakelijk, maar is traag bij consumenten |
Rekenvoorbeeld: bij een gemiddelde order van € 40 met 30 procent marge hou je € 12 over. Daar moeten verzending, verpakking en transactiekosten nog van af. Zo’n som maak je beter vooraf dan achteraf.
Verzending, retouren en voorraad
Verzending is voor veel starters de kostenpost die het rendement opeet. Een brievenbuspakje is het goedkoopst en scheelt bezorgpogingen; past je product er net niet in, dan is een kleinere verpakking soms de goedkoopste productwijziging die bestaat. Voor een gewoon pakket binnen Nederland betaal je met een zakelijk contract al snel vier tot zes euro, afhankelijk van je aantallen.
Gratis verzending vanaf een grensbedrag werkt alleen als die grens boven je gemiddelde order ligt. Anders geef je geld weg aan bestellingen die je toch al binnen had.
Retouren horen bij het model
Kleding en schoenen komen vaak retour; bij losse gebruiksartikelen ligt dat percentage veel lager. Bepaal vooraf wie retourpakketten uitpakt, controleert en terug in de voorraad zet, en wat je doet met artikelen die niet meer als nieuw verkocht kunnen worden. Bij één order per week is dat een kleinigheid; bij tien per dag is het een dagtaak.
Wel of geen voorraad
Voorraad is geld dat stilstaat in je schuur. Laat je een leverancier rechtstreeks aan de klant versturen, dan omzeil je dat, maar je geeft controle over levertijd en verpakking uit handen, terwijl de klant bij problemen jou belt.
- Sluit het zakelijke verzendcontract af voordat je live gaat, niet erna
- Reken de verpakking mee: doos, vulling, tape, label
- Plan een vast moment per dag om bestellingen in te pakken
- Leg een retouradres en een duidelijke retourinstructie in het pakket
- Een voorraad die niet klopt levert geannuleerde bestellingen op
En dan de winkel zelf
Pas als al het bovenstaande geregeld is, wordt de bouw een overzichtelijke klus: een productoverzicht, productpagina’s met goede foto’s, een winkelwagen, een afrekenscherm en koppelingen naar je betaaldienst en verzendpartij. Daarbij komen de verplichte pagina’s: voorwaarden, retourbeleid, privacy en bedrijfsgegevens.
Met een kant-en-klaar winkelpakket zelf beginnen kan prima bij een handvol producten. Je betaalt dan per maand en zit vast aan wat dat systeem kan. Laat je de winkel bouwen, dan betaal je eenmalig meer maar heb je alles in eigen hand. Ik bouw webshops in WooCommerce binnen WordPress, vanaf € 799; reken daarbij op een langere doorlooptijd dan bij een gewone site. Verkoop je vanuit Barendrecht, dan bespreken we de opzet gewoon aan tafel.
- Eerst rekenen. Marge per product, verzendkosten, transactiekosten. Blijft er per bestelling genoeg over om er tijd in te steken?
- Dan regelen. Inschrijving, btw, betaaldienst, verzendcontract, voorwaarden en retourbeleid.
- Dan producten. Foto’s en teksten voor je eerste tien à twintig producten. Daar zit bijna altijd de vertraging.
- Dan bouwen. De winkel zelf, inclusief koppelingen en een testbestelling die je volledig doorloopt.
- Dan pas adverteren. Een shop waarin bestellingen vastlopen, kost je advertentiegeld zonder iets op te leveren.
Twijfel je tussen een webshop en een gewone site met een bestelformulier? Bij een klein assortiment, of producten die je toch per stuk afstemt, is dat laatste vaak goedkoper en sneller. Dan is een gewone website laten maken in Barendrecht genoeg; vraag gerust advies.
Veelgestelde vragen
Wie structureel met winstoogmerk verkoopt, is ondernemer en moet zich inschrijven. Af en toe iets van zolder verkopen valt daarbuiten. Bij twijfel geeft de KvK zelf uitsluitsel; gok daar niet op.
Veertien dagen na ontvangst, zonder opgaaf van reden. Vermeld je dat recht niet op je site, dan verlengt de wet de termijn flink. Op maatwerk en een aantal andere producten gelden uitzonderingen.
Bij mij begint de bouw van een webshop bij € 799. Daarbovenop betaal je voor hosting en domein, en per bestelling voor je betaaldienst en verzending. Die laatste twee zijn geen bouwkosten, maar ze horen wel in je som.
Met een handvol producten en voldoende tijd kom je met een kant-en-klaar pakket een heel eind. Moet de shop je omzet dragen, dan wil je een winkel die je zelf beheerst en die niet aan één leverancier vastzit.
Langer dan een gewone website. In de praktijk bepalen je productfoto's en -teksten het tempo: die kosten meer tijd dan mensen inschatten, zeker boven de twintig producten.
Verplicht zijn ze niet, maar zonder voorwaarden geldt alleen de wet, en die is bij verkoop op afstand behoorlijk in het voordeel van de consument. Een set voorwaarden die aansluit op jouw producten is een van de goedkoopste verzekeringen die er zijn.
Verder kijken
Webshop laten maken in Barendrecht Wat er precies in een webshop zit als ik hem bouw, en wat je zelf aanlevert.
Wat kost een webshop? Alle bedragen op een rij: bouw, hosting, betaaldienst en de kosten per bestelling.
Hoe lang duurt het bouwen van een website? Waarom een webshop meer tijd vraagt en waar de vertraging bijna altijd zit.
Een bedrijfswebsite laten maken Voor als blijkt dat een gewone site met een bestelformulier al genoeg is.